Vor der Unterschrift bei einer Agentur: Was Sie vorher klären müssen

Die Entscheidung ist gefallen: Sie wollen nicht mehr selbst um Mitternacht Anfragen beantworten und für einen Samstag im August eine Reinigungskraft suchen. Sie geben das Haus an eine Agentur oder einen Verwalter. Wenn Sie noch zwischen Agentur, Plattformen und Inserateportalen abwägen, hilft Ihnen der Vergleich der 5 besten Optionen für Vermieter auf Krk. Dieser Text beginnt dort, wo der Vergleich aufhört: in dem Moment, in dem Sie sich mit jemandem an den Tisch setzen.

Die meisten schlechten Erfahrungen mit Agenturen kommen nicht von einer zu hohen Provision. Sie kommen von einer Aufgabe, die niemand übernommen hat, weil beide Seiten dachten, die andere erledigt sie. Ein Gast meldet im Juli um 21 Uhr, dass die Klimaanlage nicht funktioniert. Der Eigentümer in München denkt, das regelt die Agentur; die Agentur denkt, der Eigentümer hat seinen eigenen Handwerker. Der Gast wartet, die Bewertung sinkt, und im Vertrag steht dazu nichts.

Deshalb ist dies eine Liste dessen, was vor der ersten Buchung geklärt sein muss, egal ob Sie mit einer Agentur unterschreiben, die Hunderte Objekte betreut, mit einem lokalen Verwalter oder mit dem Nachbarn, der "nach dem Haus schaut". Sie gilt auch für bestehende Zusammenarbeit: Wenn Sie eine Frage aus diesem Text nicht beantworten können, ist es Zeit für ein Gespräch.

Fünf Aufgaben, die jemand erledigen muss

Die Vermietung eines einzigen Ferienhauses besteht aus fünf Arbeitsbereichen. Jeder braucht einen Verantwortlichen. "Gemeinsam" heißt in der Praxis "niemand". Die sechste Zeile der Tabelle ist keine Aufgabe, sondern die Voraussetzung dafür, dass die ersten fünf überhaupt erledigt werden können.

Preise und Verkauf. Eine Agentur, die mehrere Objekte betreut, sieht, wie schnell sich Termine füllen und wann ein Preis stehen bleibt. Vereinbaren Sie, wer Preise vorschlägt und wer sie freigibt, und wie oft sie überprüft werden: einmal vor der Saison oder alle paar Wochen. Fragen Sie auch, wer über Last-Minute-Rabatte und Mindestaufenthalte entscheidet. Ein Haus mit zwei verschiedenen Preisen auf zwei Kanälen wirkt auf Gäste verdächtig und bringt Ihnen die Buchung zum niedrigeren Preis, also vereinbaren Sie, dass die Preise auf allen Kanälen gleich sind. Und etwas, das selten gefragt wird, aber beim Abschied am meisten schmerzt: Liegen die Inserate auf Booking.com und Airbnb in Ihrem Benutzerkonto oder im Konto der Agentur? Bewertungen gehören zum Konto, nicht zum Haus.

Kommunikation. Ein Gast, der am Samstag um 22 Uhr nicht weiß, wie die Poolheizung angeht, will nicht Ihre Nummer in Deutschland anrufen. Vereinbaren Sie, wer Anfragen beantwortet und wie schnell, in welchen Sprachen, wer mit dem Gast spricht, wenn er sich während des Aufenthalts beschwert, und wer die Antworten auf Bewertungen schreibt. Klären Sie auch, ob Sie die Gästedaten erhalten oder ob sie bei der Agentur bleiben.

Gästewechsel. Ein Wechsel von Samstag auf Samstag im Juli bedeutet, dass zwischen der Abreise um 10 Uhr und der Anreise um 16 Uhr jemand das Haus reinigen, die Wäsche wechseln, den Pool prüfen und nachsehen muss, ob etwas kaputt ist. Vereinbaren Sie, wer die Reinigung bestellt und bezahlt, ob die Wäsche Ihnen gehört oder gemietet wird, wer die Schlüssel übergibt oder das Smart-Lock betreut und wer die Endkontrolle mit Fotos macht. Ohne Fotos nach der Abreise steht bei jedem späteren Streit um Schäden Aussage gegen Aussage.

Verwaltung. Jeder Gast muss innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft im System eVisitor angemeldet werden (kroatisches Gesetz über die Kurtaxe, NN 52/19, 32/20, 42/20). Die Agentur kann das für Sie übernehmen, aber vereinbaren Sie ausdrücklich, wer es macht und wer haftet, wenn eine Anmeldung zu spät erfolgt. Wer dem Gast die Rechnung stellt und wer kassiert, hängt vom Kooperationsmodell ab: Verkauft die Agentur die Unterkunft im eigenen Namen oder vermittelt sie nur? Das ist kein Detail, denn es bestimmt, wer für diese Leistung steuerpflichtig ist. Eigentümer, die nicht in Kroatien leben, müssen das vor der ersten Buchung klären, denn davon hängt ab, ob sie selbst in das kroatische Mehrwertsteuersystem eintreten müssen oder ob die Agentur das im vereinbarten Modell übernimmt. Die Modelle finden Sie in unserem Leitfaden für Nichtansässige und im Artikel über die Mehrwertsteuer für ausländische Vermieter.

Schäden und Reklamationen. Hier scheitern auch gut gemeinte Kooperationen. Vereinbaren Sie drei Dinge: wer zuerst ins Haus kommt und innerhalb welcher Frist, bis zu welchem Betrag die Agentur eine Reparatur ohne Ihre Zustimmung beauftragen darf und wie diese Kosten abgerechnet werden. Ein Eigentümer, der jede Glühbirne freigeben will, verzögert die Lösung; eine Agentur, die ohne Rückfrage den Boiler tauscht, gibt fremdes Geld aus. Die Grenze, zum Beispiel der Betrag, bis zu dem der Eigentümer nicht angerufen wird, muss schriftlich festgehalten sein. Dasselbe gilt für Schäden: wer sie bei der Abreise des Gastes feststellt, wer sie dokumentiert, wer die Kaution verwahrt und wer entscheidet, ob sie einbehalten wird. Läuft das Haus über Plattformen, fragen Sie auch, wer die Schadensmeldung gegenüber der Plattform abwickelt.

Präsenz auf der Insel. Eine Agentur kann ein schönes Büro in Rijeka oder Zagreb und perfekte Inserate haben, aber wenn im August ein Rohr platzt, zählt, wer in einer halben Stunde in Baška ist. Fragen Sie, wo die nächste Person sitzt, die zu Ihrem Haus kommt, wie viele Objekte diese Person in der Hochsaison betreut und ob sie am Wochenende arbeitet. Die Antwort verrät mehr als jede Präsentation.

Geld: Der Prozentsatz ist erst der Anfang

Zwei Angebote mit demselben Prozentsatz können sich um Hunderte Euro pro Buchung unterscheiden. Der Unterschied liegt darin, was der Prozentsatz beinhaltet. Gehen Sie der Reihe nach durch: Reinigung und Wäsche, Fotos und Erstellung der Inserate, Pool- und Gartenpflege, Verbrauchsmaterial, Plattformprovisionen. Wenn die Agentur das Haus auf Booking.com inseriert, zahlt sie dessen Provision aus ihrem Prozentsatz, oder wird sie von Ihrem Anteil abgezogen? Dieselbe Frage gilt für Kartenzahlungsgebühren.

Dann der Geldfluss. Wer kassiert beim Gast und wann zahlt man Ihnen aus: nach der Anreise, nach der Abreise oder einmal im Monat? Was erhalten Sie mit der Auszahlung: eine Aufstellung pro Buchung mit dem vom Gast bezahlten Preis, den Abzügen und Ihrem Nettobetrag, oder nur einen Betrag auf dem Kontoauszug? Bestehen Sie darauf, dass die Abrechnung pro Buchung verpflichtend ist. Vereinbaren Sie auch, was bei Stornierungen passiert: wer eine eventuelle Stornogebühr behält und ob die Agentur einen Teil des Risikos trägt oder alles auf Sie zurückfällt.

Kalender und Ihr eigener Aufenthalt

Das Haus gehört Ihnen, und Sie werden im Juni eine Woche darin verbringen wollen. Die Frage ist nur, wie Sie das mitteilen und bis wann. Vereinbaren Sie, wer Termine blockiert, wie weit im Voraus Sie Ihren eigenen Aufenthalt ankündigen müssen und ob Sie die Hochsaison blockieren dürfen, nachdem die Preisliste veröffentlicht ist. Vereinbaren Sie auch, wer dafür verantwortlich ist, dass der Kalender auf allen Kanälen aktuell ist. Eine Doppelbuchung ist der teuerste Fehler in diesem Geschäft: Der Gast steht vor verschlossener Tür, und Sie zahlen die Ersatzunterkunft.

Der Vertrag: Laufzeit und Ausstieg

Ein guter Vertrag wird für den Tag geschrieben, an dem die Zusammenarbeit endet. Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist und was mit bereits bestätigten Buchungen passiert, wenn Sie kündigen: Werden sie zu den alten Bedingungen erfüllt, auf Sie übertragen oder den Gästen storniert? Prüfen Sie die Exklusivität: Dürfen Sie gleichzeitig selbst Termine verkaufen, an Freunde oder über ein eigenes Inserat? Und prüfen Sie, wem gehört, was während der Zusammenarbeit entsteht: Fotos, Inseratstexte, Bewertungen, das Google-Maps-Profil. Eine Agentur, die den Fotografen bezahlt hat, darf die Fotos behalten, aber das muss man vorher wissen, nicht an dem Tag, an dem Sie Ihr Inserat zurückverlangen.

Was bei Ihnen bleibt

Die Agentur übernimmt die Arbeit, nicht Ihren rechtlichen Status. Wenn die Kategorisierungsgenehmigung auf Ihren Namen lautet, bleiben die Vermieterpflichten nach Artikel 32 des kroatischen Gastgewerbegesetzes (NN 85/15 mit Änderungen) bei Ihnen: die angebrachte Kategorisierungstafel, die Preisliste, der Zustand des Objekts, schriftliche Beschwerden. Wenn die Inspektion das Haus betritt, fragt sie nach dem Inhaber der Genehmigung. Bei Ihnen bleiben auch die Pauschalsteuer, die Kurtaxe und der Tourismusverbandsbeitrag, die Hausversicherung und alles, was die Legalität des Gebäudes betrifft. Die Vereinbarung mit der Agentur kann sein, dass sie diese Pflichten verfolgt und Sie an Fristen erinnert, aber im Vertrag muss stehen, wer zahlt und wer haftet.

Für Eigentümer, die nicht in Kroatien leben, kommt hier noch eine Frage hinzu: In welchem Steuermodell sind Sie, und wer kommuniziert in diesem Modell mit der kroatischen Steuerverwaltung? Die Antwort muss vor der ersten Gästezahlung klar sein, nicht nach der ersten Saison.

Fragen für das Gespräch

Nehmen Sie diese Liste mit. Eine seriöse Agentur beantwortet alle Fragen ohne Zögern, weil sie sie im Vertrag bereits geregelt hat.

• Wer schlägt Preise vor, wer gibt sie frei und wie oft ändern sie sich?
• Liegen die Inserate auf den Plattformen in meinem oder in Ihrem Benutzerkonto?
• Wer antwortet den Gästen, innerhalb welcher Frist und in welchen Sprachen?
• Wer bestellt und bezahlt die Reinigung, wem gehört die Wäsche, wer macht die Endkontrolle?
• Wer meldet die Gäste in eVisitor an und wer stellt dem Gast die Rechnung?
• Bis zu welchem Betrag beauftragen Sie Reparaturen ohne meine Zustimmung?
• Wer stellt Schäden fest, wer verwahrt die Kaution und wer entscheidet über den Einbehalt?
• Wo sitzt Ihre nächste Person zu meinem Haus und wie viele Objekte betreut sie im August?
• Was genau beinhaltet die Provision und was wird separat berechnet?
• Wann und wie erhalte ich die Auszahlung und die Abrechnung pro Buchung?
• Wie kündige ich meinen eigenen Aufenthalt an und wer blockiert den Kalender?
• Wie lang ist die Kündigungsfrist und was passiert mit bestätigten Buchungen, wenn ich gehe?

Wenn auf eine Frage Schweigen folgt, ist das kein Grund aufzugeben. Es ist ein Grund dafür, dass die Antwort im Vertrag landet.

Redaktion Krk danas

Was beim Wechsel von einer Agentur zur anderen mit Buchungen, Inseraten und Bewertungen passiert, lesen Sie im Artikel Agenturwechsel vor der neuen Saison.

Quellen

An- und Abmeldung von Touristen, gov.hr
Kroatisches Gesetz über die Kurtaxe (NN 52/19, 32/20, 42/20)
Kroatisches Gastgewerbegesetz (NN 85/15 mit Änderungen), Artikel 32