Was dringend ist, wer erreichbar sein muss, in welcher Reihenfolge ein Defekt während des Aufenthalts der Gäste behoben wird und was im Winter erledigt werden sollte, damit es im Sommer weniger Einsätze gibt.
1. Was dringend ist und was warten kann
Nicht jeder Defekt ist gleich dringend. Legen Sie die Einteilung im Voraus fest, damit die Entscheidung nicht um neun Uhr abends fällt.
Sofort, zu jeder Uhrzeit
Kein Strom oder kein Wasser im ganzen Haus, Wasser tritt aus, das Haus lässt sich nicht abschließen oder die Gäste kommen nicht hinein.
Am selben Tag
Die Klimaanlage kühlt nicht, Dusche oder WC sind verstopft, der Kühlschrank funktioniert nicht.
Bis zum nächsten Gästewechsel
Geschirrspüler oder Waschmaschine und jeder Defekt, der den Aufenthalt nicht beeinträchtigt, nach Absprache mit dem Gast.
Im Sommer gehört die Klimaanlage in die erste Gruppe, wenn sie die einzige im Haus ist oder kleine Kinder unter den Gästen sind.
2. Wer erreichbar sein muss
Für einen Notfalleinsatz braucht es vier Rollen. Eine Person kann mehrere davon übernehmen, aber keine darf unbesetzt bleiben.
- Ansprechpartner für Gäste. Ist jeden Tag erreichbar, auch abends, und verfolgt alle Kanäle, über die ein Gast schreiben kann: Telefon, WhatsApp, E-Mail und Nachrichten auf der Plattform, über die er gebucht hat.
- Jemand mit Schlüssel auf der Insel. Öffnet das Haus und bleibt, solange die Reparatur dauert. Das ist nicht Aufgabe des Gastes.
- Hausmeister. Ist als Erster vor Ort. Behebt die meisten Defekte an Klimaanlage, Elektrik und Wasser selbst und weiß, welchen Handwerker er für den Rest rufen muss.
- Fachhandwerker. Installateur, Elektriker und Klimatechniker, mit denen Sie fest zusammenarbeiten. Im Juli und August kommen sie zuerst zu denen, die ihnen das ganze Jahr über Aufträge geben. Der Anruf eines unbekannten Eigentümers wartet deshalb oft tagelang.
3. Schritt für Schritt, wenn ein Gast einen Defekt meldet
- Dem Gast sofort antworten, auch bevor die Lösung feststeht: Die Meldung ist angekommen, und jemand meldet sich.
- Die Dringlichkeit nach der Einteilung aus dem ersten Abschnitt einschätzen.
- Entscheiden, wer hinfährt: der Eigentümer selbst oder der Hausmeister. Ist vereinbart, dass kleinere Defekte ohne Rückfrage behoben werden, fährt der Hausmeister sofort los.
- Dem Gast mitteilen, wer kommt und wann.
- Reparieren oder, wenn ein Fachhandwerker nötig ist, seinen Besuch vereinbaren und den Gast erneut informieren.
- Nach der Reparatur mit dem Gast prüfen, ob alles funktioniert.
- Defekt und Kosten notieren. Ein Defekt, der immer wieder auftritt, bedeutet, dass das Gerät vor der nächsten Saison ersetzt werden sollte.
Lässt sich der Defekt nicht am selben Tag beheben, muss der Gast wissen, was passiert und was er bis dahin tun kann. Über eine Entschädigung spricht man mit dem Gast erst, wenn klar ist, wie lange die Reparatur gedauert hat.
4. Was im Voraus vereinbart werden sollte
Diese Fragen brauchen eine Antwort vor dem ersten Gast, ganz gleich, ob Sie das Haus selbst, mit einem Hausmeister oder über eine Agentur verwalten.
- Bis zu welcher Grenze der Eigentümer nicht gefragt wird. Welche Defekte sofort behoben werden und über welche der Eigentümer vor Beginn der Arbeiten entscheidet. Für Eigentümer, die im Ausland leben oder tagsüber nicht erreichbar sind, ist das die wichtigste Vereinbarung.
- Was geschieht, wenn der Eigentümer nicht erreichbar und der Defekt dringend ist. Wer dann entscheiden darf.
- Wie ein Einsatz abgerechnet wird. Was er kostet, wie viel Arbeitszeit er umfasst und wie Material berechnet wird.
- Nach welcher Preisliste externe Handwerker arbeiten und wer ihre Rechnung freigibt.
- Wer das Haus außerhalb der Saison kontrolliert, besonders nach starker Bora oder einem längeren Stromausfall.
Wird das Haus von einer Agentur verwaltet, sollte all das im Vertrag stehen. Worauf Sie außerdem achten sollten, erklären wir im Ratgeber Vor der Unterschrift bei einer Agentur: Was Sie vorher klären müssen.
5. Was im Winter erledigt werden sollte
Notfalleinsätze sind für kleine Reparaturen gedacht, solange Gäste im Haus sind. Größere Arbeiten lassen sich in der Saison nicht erledigen: Die Gäste sind im Haus, und die Handwerker sind ausgebucht. Alles, was sich vorhersehen lässt, sollte im Winter erledigt werden.
- Klimaanlagen. Professionelle Tiefenreinigung und Desinfektion mindestens alle zwei Jahre. Die Filtergitter in der Saison mindestens einmal im Monat reinigen.
- Kühlschrank, Gefrierschrank und andere Geräte. Prüfen, ob sie einwandfrei funktionieren. Ein Kühlschrank, der im Mai schwach kühlt, hält den August nicht durch.
- Kaffeemaschine. Entkalken und eine kleinere als Reserve bereithalten.
- Beleuchtung, Fernseher und Fernbedienungen. Durchgebrannte Glühbirnen und alle Batterien ersetzen.
- Feuchtigkeitsflecken und Risse in den Wänden. Vor der Saison beheben. Gäste bemerken sie am ersten Tag.
- Reserve im Haus. Ein zusätzlicher Sonnenschirm, Glühbirnen, Batterien und Geschirr, damit ein Ersatz nicht von einem Einsatz abhängt.
Wird das Haus von einem Reinigungsservice betreut, fragen Sie dort nach dem Zustand der Ausstattung. Das Team ist jede Woche im Haus und sieht, was der Eigentümer zweimal im Jahr sieht.
